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L’organisation d’un tournoi de football peut être une expérience amusante et une occasion de collecter des fonds, de renforcer les relations entre vos joueurs et de gagner en visibilité pour créer de nouvelles relations fructueuses avec les marques et les sponsors. C’est pourquoi nous souhaitons aujourd’hui vous aider à vous préparer à cet événement passionnant, en vous proposant nos meilleurs conseils et alternatives.

Tout d’abord, n’oubliez pas que si vous envisagez de voyager, quel que soit l’âge de votre équipe, nous pouvons vous aider à organiser votre tournoi de football en Espagne, berceau de certaines des meilleures équipes de football du monde.

Mais la planification d’un tournoi représente beaucoup de travail si l’on veut l’organiser soi-même. Voyons ce que vous devez faire :

1. planifiez votre budget

Planificar presupuesto

Le budget est la première chose à prendre en compte, car vous voudrez tirer un certain profit de cet événement. Bien entendu, vous devez rechercher les options en ligne et hors ligne.

Vous pouvez demander des devis à différents organismes, en fonction de vos besoins. Vous devez également établir un plan de dépenses, commodément écrit et calculé dans une feuille de calcul, indiquant chacun des facteurs de l’événement et son coût.

Voici quelques exemples de coûts que vous devriez estimer, du moins si vous voulez avoir la meilleure expérience possible, avant de commencer :

  • Transport du personnel
  • Alimentatio
  • Location d’installations
  • Trophées
  • Embauche de personnel
  • Coûts et ressources supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin

Bien entendu, tous ces coûts dépendront largement du type de tournoi que vous envisagez d’organiser. C’est vous qui décidez de la tranche d’âge et de la taille ou du caractère formel de l’événement.

Une fois que vous aurez une estimation des coûts, vous saurez combien vous devez payer. Mais ne vous inquiétez pas trop du budget à ce stade, nous trouverons un moyen de compenser et peut-être de le rendre rentable. Il est maintenant temps de prendre la première décision importante pour cet événement.

2. Spécifier un lieu et une date

Specify a place and a date

Vous devez trouver le meilleur endroit pour organiser un tournoi de football. Nous connaissons quelques bons endroits en Espagne, mais vous devez préciser et quand. Vous devrez ensuite tout organiser autour du lieu et de l’heure.

Contactez donc les établissements qui couvrent ce que vous recherchez. Assurez-vous que l’établissement est

  • est disponible à la date souhaitée
  • Dispose de sièges
  • Il y a tout ce dont vous avez besoin. Vérifiez les coûts supplémentaires éventuels, par exemple s’ils disposent de toilettes, ou si vous devrez louer des toilettes portables pour au moins 150 $.
  • Est-il sûr, et combien coûtera l’assurance du terrain ?

Après cela, vous saurez où se déroulera le tournoi, mais vous devrez également déterminer une date pour l’événement, et en faire votre objectif. Soyez réaliste et donnez-vous au moins quelques mois d’avance.

Comme nous l’avons dit, vous devez également vous renseigner sur les coûts de tout ce qui entoure le lieu et la date. Par exemple :

  • Où le personnel et les équipements mangeront-ils ?
  • À quelle distance se trouvent les lieux de la tournée et quels sont les coûts associés au voyage ?
  • Où tout le monde se reposera-t-il avant ou après l’événement ?

3. Recherche de personnel

look for hire staff

Vous ne serez pas en mesure d’organiser l’événement et de le faire seul. Vous devrez embaucher des membres du personnel pour le faire fonctionner.

Nous vous recommandons d’essayer d’abord de trouver des volontaires pour vous aider dans les tâches à accomplir. Cela permettra de réduire considérablement les coûts. Dans ce cas, nous vous recommandons de rechercher des parents volontaires obligatoires dans chaque équipe, comme une exigence pour participer à une tournée de football pour les jeunes, par exemple.

Vous pouvez également demander les tarifs du personnel local pour cet événement, afin d’être entièrement couvert si vous n’avez pas assez de volontaires (ce qui est probable). Assurez-vous que vous disposez de personnes capables de remplir les fonctions suivantes

  • Sécurité
  • Arbitres
  • Nettoyage
  • Stand des vendeurs
  • Opérateurs
  • Aide lors des transitions de jeu

Une fois que vous connaissez tous les détails des coûts estimés pour l’événement, le lieu et la manière, vous devez passer à l’étape suivante, du moins si vous voulez que l’événement soit rentable pour vous : trouver des sponsors.

4. Monétiser le tournoi

Monetization

Vous avez maintenant en tête le coût total de l’événement, mais comment allez-vous payer tous ces frais ? C’est important, car vous voulez faire un investissement et non perdre de l’argent en organisant ce tournoi, qui, nous vous l’assurons, sera très amusant pour tout le monde.

De nombreuses marques voudront parrainer votre événement et compenser une partie des coûts. Certaines organisations sont même prêtes à partager les coûts avec vous. Il est donc utile de prévoir d’abord le montant de l’événement.

Il se peut que vous vous retrouviez avec quelques publicités de marque ici et là ou que vous coorganisiez l’événement avec quelqu’un d’autre, mais cela peut suffire à couvrir l’essentiel.

Bien sûr, vous pouvez aussi vendre des produits dérivés et des billets. Ce sera un bon moyen de finir par couvrir l’ensemble de l’événement.

Si vous n’avez pas de chance de trouver des sponsors, il peut être utile de contacter d’abord certains clubs de football et de leur demander plus d’informations. Le réseautage est toujours le meilleur moyen de trouver les meilleurs contacts, dans n’importe quel domaine.

5. Hazlo público y organízalo

 

advertise soccer tournament

 

Maintenant que les détails les plus importants sont déterminés, vous pouvez commencer à annoncer votre événement dans le journal local, tout en recherchant des bénévoles et des sponsors. En ce qui concerne le marketing, il y a tout un monde de tâches à accomplir et de personnes à atteindre, vous pourriez même le déléguer à une personne spécialisée et professionnelle.

Comme indiqué ci-dessus, veillez à contacter directement les équipes de football de votre catégorie et à les convaincre de s’amuser lors de votre tournoi. Que ce soit en ligne ou hors ligne, assurez-vous qu’ils obtiennent toutes les informations sur le tournoi dont ils ont besoin.

En fonction de la taille de votre tournoi, vous aurez besoin d’un certain nombre d’équipes. Bien sûr, ne vous attendez pas à ce que tout le monde soit disponible le jour J, alors assurez-vous d’avoir plus d’options que nécessaire. Soyez bien couvert dans tous les domaines.

Si vous souhaitez bénéficier de la meilleure couverture, nous pouvons également vous aider à organiser une tournée de football en Espagne. Ce sont là quelques exemples de ce que nous pouvons faire, mais nos services sont personnalisés :

Une fois que tout le monde est bien informé, vous devrez coordonner votre équipe pour vous assurer que tout se passe bien. Vous pouvez les rencontrer et décider des prochaines étapes. Cela dépend de la situation. Vous devrez peut-être continuer à faire du marketing en ligne et à rechercher des sponsors, ou afficher les détails du tournoi sur le lieu de l’événement pour commencer à susciter l’intérêt du public (et augmenter le nombre d’inscriptions).

Vérifiez vos accords de parrainage et assurez-vous que tout sera rentable ou même profitable, nous sommes sûrs que ce sera une grande expérience !

Une fois que vous savez exactement comment organiser un tournoi de football, vous pouvez le faire vous-même, mais comme vous l’avez vu, cela peut être un projet à long terme et un peu difficile au début. Si vous voulez le faire de la meilleure façon possible, vous pouvez faire votre premier tour avec nous, en Espagne, CN Sports Tourism Agency nous nous occuperons de tout pour que vous et votre équipe ayez la meilleure expérience dans notre pays !

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