soccer tournament planning checklist

5 pasos para organizar un torneo de fútbol

Organizar un torneo de fútbol puede ser una experiencia divertida y una oportunidad para recaudar algo de dinero, fortalecer las relaciones entre tus futbolistas y también ganar algo de visibilidad para crear nuevas y fructíferas relaciones con marcas y patrocinadores. Por eso hoy queremos ayudarte a preparar este emocionante evento, con nuestros mejores consejos y alternativas.

Antes de nada, recuerda que si tienes pensado viajar, independientemente de la edad de tu equipo, podemos ayudarte a organizar tu torneo de fútbol en España, justo donde han nacido algunos de los mejores equipos de fútbol del mundo.

Eso sí, planificar un torneo es mucho trabajo si quieres organizarlo por tu cuenta. Veamos lo que tienes que hacer:

1. Planifique su presupuesto

Planificar presupuesto

El presupuesto es lo primero que debes tener en cuenta, ya que querrás ganar algo de dinero con este evento. Por supuesto, tienes que investigar las opciones que hay online y offline.

Puedes pedir presupuestos a varias organizaciones, en función de tus necesidades. Asimismo, debes hacer un plan de gastos, convenientemente anotado y calculado en una hoja de cálculo, donde aparezca cada uno de los factores del evento y cuánto costará.

Algunos ejemplos de costes que deberías estimar, al menos si quieres tener la mejor experiencia, antes de empezar:

  • Transporte del personal
  • Comida
  • Alquiler de instalaciones
  • Trofeos
  • Contratación de personal
  • Costes y recursos adicionales que pueda necesitar

Por supuesto, todos esos costes dependerán en gran medida del tipo de torneo que estés planeando hacer. Tú decides el grupo de edad y lo grande o formal que debe ser.

Una vez que tengas una estimación de los costes, sabrás cuánto hay que pagar. Pero no te preocupes demasiado por el presupuesto a estas alturas, ya encontraremos la forma de compensarlo y quizá de hacerlo rentable. Ahora es el momento de tomar la primera decisión importante para este evento.

2. Especifique un lugar y una fecha

Specify a place and a date

Debes encontrar cuál es el mejor lugar para hacer un torneo de fútbol. Conocemos algunos buenos lugares en España, pero debes especificar dónde y cuándo. Después, tendrás que organizar todo lo que rodea al lugar y a la hora.

Así pues, ponte en contacto con las instalaciones que cubran lo que buscas. Asegúrate de comprobar que la instalación está

  • Está disponible en la fecha deseada
  • Tiene asientos
  • Tiene todo lo que necesitarás. Comprueba qué costes adicionales pueden implicar, como por ejemplo si tienen baños, o tendrás que alquilar lavabos portátiles al menos por 150 dólares.
  • Que sea seguro, y cuánto costará asegurar el campo

Después de esto, ya sabrás dónde será el torneo, pero también deberás determinar una fecha para el evento, y convertirla en tu objetivo. Sé realista y date al menos unos meses de antelación.

Como hemos dicho, también debes informarte sobre los costes de todo lo que rodea al lugar y la fecha. Por ejemplo:

  • ¿Dónde comerán el personal y los equipos?
  • ¿A qué distancia se encuentran las instalaciones de la gira, y cuál es el coste relacionado con el viaje?
  • ¿Dónde descansarán todos antes o después del evento?

3. Buscar personal

look for hire staff

No podrás organizar el evento y hacerlo solo. Tendrás que contratar a algunos miembros del personal para llevarlo a cabo.

Te recomendamos que primero intentes encontrar voluntarios que te ayuden en las tareas que impliquen. Eso reducirá mucho los costes. Si vas a hacer eso, te recomendamos que busques padres voluntarios obligatorios de cada equipo, como requisito para participar en una gira de fútbol juvenil, por ejemplo.

También podrías pedir tarifas de personal local para este evento, para estar totalmente cubierto si al final no tienes suficientes voluntarios (lo cual es probable). Asegúrate de contar con personas que desempeñen las siguientes funciones

  • Seguridad
  • Árbitros
  • Limpieza
  • Puesto de venta
  • Operadores
  • Ayuda durante las transiciones del juego

Después de conocer todos los detalles de los costes estimados para el evento, dónde y cómo, debes hacer el siguiente paso, al menos si quieres que sea rentable para ti: Buscar patrocinadores.

4. Monetizar el torneo

Monetization

Ahora tendrás en mente los costes totales de todo el evento pero, ¿cómo vas a pagar todos esos costes? Esto es importante, ya que quieres hacer una inversión, no perder dinero cuando organices este torneo, que te aseguramos será muy divertido para todos.

Muchas marcas querrán patrocinarse en tu evento y compensar algunos costes. Hay algunas organizaciones que incluso compartirán los costes contigo, por lo que es útil prever primero cuánto dinero implica el evento.

Puede que acabes con algunos anuncios de la marca por aquí y por allá o coorganizando el evento con otra persona, pero puede ser suficiente para cubrir la mayor parte.

Por supuesto, también puedes vender algo de merchandising y entradas. Esta será una buena manera de terminar de cubrir el evento completo.

Si no tienes suerte a la hora de encontrar patrocinadores, puede ayudarte llegar primero a algunos clubes de fútbol y pedirles más información al respecto. El trabajo en red es siempre la mejor manera de encontrar los mejores contactos, en cualquier ámbito.

5. Hazlo público y organízalo

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Ahora que los detalles más importantes están determinados, podrías empezar a anunciar tu evento en el periódico local, al tiempo que buscas voluntarios y patrocinadores. En la parte de marketing, hay todo un mundo de tareas que hacer y gente a la que llegar, así que incluso podrías delegarlo en alguien especializado y profesional.

Como hemos dicho, asegúrate de contactar directamente con los equipos de fútbol de tu categoría y convéncelos para que se diviertan en tu torneo. Ya sea online u offline, asegúrate de que reciben toda la información del torneo que necesitan.

Dependiendo de lo grande que quieras que sea tu torneo, necesitarás un número determinado de equipos. Por supuesto, no esperes que todo el mundo esté disponible ese día, así que asegúrate de tener opciones más que suficientes. Estar bien cubierto en todos los aspectos.

Si quieres la mejor cobertura, podemos ayudarte a organizar también un tour de fútbol en España. Estos son algunos ejemplos de lo que podemos hacer, pero nuestros servicios son personalizados :

Después de que todo el mundo esté bien informado, tendrá que coordinar su equipo para asegurarse de que todo va bien. Puede reunirse con ellos y decidir qué pasos son los siguientes. Dependerá de la situación. Tal vez tengas que seguir presionando con el marketing online y el pitching para conseguir más patrocinadores, o publicar los detalles del torneo en el lugar de destino para empezar a crear algo de interés en el público (y más entradas).

Revisa tus acuerdos de patrocinio y asegúrate de que todo se pagará o incluso será rentable, ¡estamos seguros de que será una gran experiencia!

Después de saber exactamente cómo organizar un torneo de fútbol, ya puedes hacerlo por ti mismo, pero como has visto puede ser un proyecto a largo plazo y un poco difícil al principio. Si quieres hacerlo de la mejor manera posible, puedes hacer tu primer tour con nosotros, en España ¡en CN Sports Tourism Agency nos encargaremos de todo para que tú y tu equipo tengáis la mejor experiencia en nuestro país!

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